Versie 1.0 · 30 september 2026
Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij verwerken via het PhiFlow-platform (app.phiflow.ai). Voor de website phiflow.ai geldt de privacyverklaring op de website.
Deze tekst is voor u als u een account heeft of een uitnodiging kreeg, als u de groeiscan invult, of als een organisatie uw gegevens in PhiFlow verwerkt.
1. Wie zijn wij
PhiFlow is een platform van YouthCommerce
| Naam | YouthCommerce, handelend onder de merknaam PhiFlow |
| KvK-nummer | 75504014 |
| Adres | Breukelaarweg 4, 7051 DX Varsseveld |
| Privacycontactpersoon | Owen Ebbers, [email protected] |
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Wij hebben, afhankelijk van de gegevens, een van twee rollen.
Wij zijn verantwoordelijk voor onze eigen gegevens: uw account, de beveiliging van het platform, onze contacten met klanten, support en de groeiscan. Wij bepalen zelf waarom en hoe we die gegevens gebruiken. Dit staat in hoofdstuk 3.
Wij zijn verwerker voor de gegevens die een organisatie in PhiFlow brengt of laat ophalen uit haar eigen systemen. Denk aan klant-, lead- en ordergegevens, gesprekstranscripten of e-mail. Die organisatie is de verantwoordelijke. Wij verwerken deze gegevens alleen voor haar, volgens haar instructies en volgens onze verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens niet voor eigen doelen. Wel maken wij er geanonimiseerde, geaggregeerde statistieken van, zonder persoonsgegevens, om PhiFlow te verbeteren en om vergelijkingen te maken. Wij proberen die statistieken niet terug te herleiden tot personen en verbieden dat ook anderen.
Staan uw gegevens in PhiFlow via een organisatie? Neem dan contact op met die organisatie voor uw vragen en rechten. Stuurt u ons toch een verzoek, dan geven wij het zonder onnodige vertraging aan die organisatie door en helpen we haar het te beantwoorden.
3. Wat wij als verantwoordelijke doen
| Waarvoor | Welke gegevens en van wie | Waarom mogen wij dit | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Account en toegang: aanmaken, uitnodigen, inloggen, rollen | naam, e-mailadres, rol, werkruimte, inlog- en sessiegegevens. Wij krijgen deze gegevens van uzelf of van de organisatie die u uitnodigt | uitvoering van de overeenkomst; ons gerechtvaardigd belang om toegang veilig te regelen | zolang het account bestaat en 3 maanden daarna. Een niet-geaccepteerde uitnodiging vervalt na 7 dagen |
| Beveiliging en misbruik voorkomen: logboek van handelingen | gebruikers-ID, handeling, tijdstip, IP-adres en browsergegevens | ons gerechtvaardigd belang; onze wettelijke plicht om passend te beveiligen | logboek van handelingen 24 maanden; technische logs maximaal 12 maanden |
| Klantrelatie, contract en facturatie | naam, functie, zakelijke contactgegevens, factuurgegevens | overeenkomst; wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) | administratie 7 jaar na afloop van het boekjaar; overig 2 jaar na einde van de relatie |
| Support en servicemails | naam, e-mailadres, inhoud van uw vraag | overeenkomst; ons gerechtvaardigd belang om u goed te helpen | 24 maanden na afhandeling |
| Groeiscan | wij vragen geen naam of e-mailadres. Wel uw antwoorden, het soort bedrijf, een omzetklasse en uw eigen toelichting. Uw uitslag is alleen op te vragen met de persoonlijke link die u krijgt | ons gerechtvaardigd belang om u een uitslag te geven en de scan te verbeteren | 24 maanden |
Zonder naam en e-mailadres kunnen wij geen account aanmaken. De groeiscan kunt u invullen zonder gegevens over uzelf te geven; zet in uw toelichting liever geen namen of andere persoonsgegevens.
Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, hebben wij dat belang afgewogen tegen uw privacy. U kunt bezwaar maken (zie hoofdstuk 9).
4. AI in PhiFlow
PhiFlow gebruikt taalmodellen om te helpen bij het samenvatten, analyseren en prioriteren van gegevens en bij het schrijven van aanbevelingen. Voorstellen van AI zijn in het platform als zodanig herkenbaar. Een mens beslist. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen. Acties met effect buiten PhiFlow, zoals naar een advertentieplatform, gaan pas na menselijke goedkeuring.
Gegevens uit het platform worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.
5. Met wie delen wij gegevens
Wij delen gegevens alleen met partijen die wij nodig hebben om PhiFlow te laten werken, en alleen voor dat doel. Zij werken als onze verwerker (subverwerker) onder een overeenkomst. Zij mogen de gegevens niet voor eigen doelen gebruiken. Het gaat om:
- Supabase: database, inloggen en bestandsopslag (EU, Ierland);
- Vercel: hosting van de applicatie (EU, Frankfurt);
- Google Cloud: gegevensopslag, verwerking en back-ups (EU);
- OpenAI: taalmodellen voor de AI-functies (Verenigde Staten);
- Mailjet: versturen van e-mail uit het platform, zoals uitnodigingen, inlogmails en meldingen (EU);
- daarnaast, alleen als een organisatie de bijbehorende functie aanzet: een dienst voor het ontvangen en routeren van inkomende e-mail.
Voor onze eigen e-mail en support gebruiken wij Google Workspace, en voor betalingen onze bank.
De actuele lijst met namen, doelen en locaties staat in onze subverwerkerslijst. Verder verstrekken wij gegevens aan derden als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld aan een toezichthouder, en aan adviseurs die aan geheimhouding zijn gebonden.
6. Doorgifte buiten de EER
Wij slaan gegevens zoveel mogelijk in de EU op. Sommige partijen hebben een Amerikaanse moederorganisatie of verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Dan zorgen wij voor een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit (het EU-VS Data Privacy Framework, als de partij is gecertificeerd) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen. U kunt een kopie of meer uitleg opvragen via de privacycontactpersoon.
7. Cookies in het platform
Het platform gebruikt alleen functionele cookies: cookies voor uw sessie en om in te loggen, en een cookie die uw taalvoorkeur onthoudt. Zonder deze cookies werkt het platform niet zoals u verwacht. Wij gebruiken in het platform geen tracking- of analysecookies. Daarom vragen wij geen toestemming (uitzondering voor functionele cookies in artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet). Voor cookies op de website phiflow.ai gelden de regels in de websiteverklaring.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder andere:
- de gegevens van elke klantorganisatie zijn strikt gescheiden en dit wordt geautomatiseerd getest;
- toegang binnen een werkruimte is per rol geregeld;
- gegevens zijn versleuteld tijdens verzending en in opslag;
- inloggegevens en koppelingen met externe systemen zijn alleen server-side toegankelijk en geheimen staan niet in onze code;
- handelingen worden vastgelegd in een logboek dat niet achteraf kan worden aangepast;
- er is een dagelijkse back-up naar opslag in de EU, en wij testen periodiek of herstel lukt;
- iedereen die voor ons met gegevens werkt, heeft een geheimhoudingsverklaring getekend;
- AI-acties met effect buiten PhiFlow vragen menselijke goedkeuring.
Absolute veiligheid bestaat niet. Vermoedt u een beveiligingsprobleem of datalek? Meld het direct bij de privacycontactpersoon.
9. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt, en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Waar u eerder toestemming gaf, kunt u die intrekken; dat werkt niet terug.
- Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kunnen we die termijn met ten hoogste twee maanden verlengen. Wij vertellen u dan waarom.
- Wij kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen, maar niet meer dan nodig is om zeker te weten dat het verzoek van u komt.
- Gaat uw verzoek over gegevens die een organisatie in PhiFlow heeft gezet? Dan is die organisatie verantwoordelijk. Wij geven uw verzoek aan haar door (zie hoofdstuk 2).
10. Klacht
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we het kunnen oplossen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe functie of nieuwe partij. De datum onderaan laat zien wanneer de laatste wijziging was. Bij belangrijke wijzigingen laten wij dit zien in het platform of per e-mail.
Laatst bijgewerkt: 30 september 2026